Эффективность мероприятия | Студия событий Кстати

Эффективность мероприятия

Каждую неделю, а в насыщенные сезоны и каждый день мы договариваемся, подготавливаем и проводим праздники, презентации, рекламные акции и т.д. По окончании события как для организаторов, так и заказчиков важно оценить результат и увидеть эффективность мероприятия, которое было проведено. Как?

Если для рекламных компаний есть четкие ключевые показатели эффективности мероприятия или KPI, то с эвентами не все так просто с первого взгляда, но на самом деле это не так. Просто при проведении любого мероприятия нужно четко поставить задачи и потом оценить, насколько успешно эти задачи выполнены.

KPI в ивенте очень индивидуальны. Например, для долгосрочной стимулирующей акции к торговом центре KPI будут:
→ увеличение посетителей по сравнению с прошлым периодом (данные надо сравнивать);
→ активность покупателей в период акции по сравнению с прошлым периодом;
→ динамика лояльности клиентов (измеряется анкетированием и статистическими исследованиями).

Если мы говорим, про корпоративы, то здесь зачастую цели размыты. Руководитель часто говорит: надо отдохнуть, сбросить нервное напряжение. С одной стороны для ивенторов – гора с плеч, главное – чтобы все было сделано вовремя, все, чтобы запланировано в рамках программы и сметы, выполнено, все было надлежащего уровня и качества. С другой стороны это снижает ценность корпоративных мероприятий, и в трудные для компаний времена они первым делом откажутся от них, поэтому эффективность мероприятия является важным показателем.

Отдых и веселье – не цели мероприятия, а инструменты, с помощью которых можно решить массу внутренних проблем и задач. Сделать сотрудников более лояльными, преданными, мотивированными, любящими свою работу – главные бизнес-цели компании, которые можно достичь с помощью ивента и которыми можно оценить эффективность мероприятия.

Если цели – это что-то глобальное, лежащее за пределами мероприятия, то задачи – это достижение вполне конкретных и измеряемых показателей: снизить процент конфликтов, повысить вовлеченность сотрудников, увеличить число клиентов, обеспечить рост упоминаний в социальных медиа.

Если клиент затрудняется поставить цели и задачи мероприятия, нужно ему с этим помочь, провести собственный анализ. Для этого достаточно спросить, какие проблемы существуют у компании на внешнем и внутреннем уровне, рассказать, как мероприятие может помочь в их решении.

Целью корпоратива может быть передача корпоративных ценностей и установок, например, что вы – компания №1 в городе, регионе, в масштабах галактики, вы самые лучшие, и поэтому Вы предоставляете и будете предоставлять самые лучшие услуги. И мероприятие должно быть выстроено так, чтобы эта мысль постоянно к человеку приходила. Это должно быть в оформлении, в приглашении, это должно звучать из уст ведущего, это должно быть визуально на экране, в подаче эмоций. Оценить результат помогут опросы, повторные опросы через несколько месяцев, а также соцсети, где люди будут делиться впечатлениями.

А если вы ставите целью увеличение продаж, например, проводя какую-то конференцию для дилеров, то важно понимать, что если вы хотите, чтобы люди заключили договор прямо в день мероприятия, то и конференция должна быть построена так, чтобы люди захотели заключить сделку здесь и сейчас, получили именно сегодня бы какие-то бонусы, преференции. Именно это и будет главным показателем эффективности мероприятия. Опять-таки нужны цифры по продажам до мероприятия, в день мероприятия и после. Еще когда вы ставите подобную цель, вы должны понимать, что мероприятием дело не ограничивается, ввам нужно будет напоминать о себе, работать с этой базой клиентов, но мероприятие может быть точкой касания, когда спустя время Вы отправите ролик с конференции или фотографии.

Целью мероприятия может быть желание выделиться на фоне конкурентов. Тогда ивент можно провести напротив офиса компании-конкурента, или внутри офиса, при этом до мероприятия разместив в холле какую-то яркую инсталляцию, привлекающую внимание. К вам с большой вероятностью придут клиенты конкурента и будут говорить о вас в соцсетях.

Также стоит проанализировать цели и задачи мероприятия на взаимоисключение, противоречие корпоративным ценностям и предупредить клиента о наличии таковых и необходимости внести коррективы. Все договоренности и разногласия стоит зафискировать на бриф-листе, и затем преступать к реализации проекта.

Фиксируем все договоренности и разногласия

Подводя итоги, этого полотна текста с примерами, резюмируем:

· KPI мероприятий индивидуальны и должны быть четко сформулированы до мероприятия заказчиком и зафиксированы в бриф-листе;

· все, что можно – нужно измерить, оцифровать до и после мероприятия, чтобы оценить результаты;

· имея на руках четкие задачи ивента, нам легче сделать его максимально результативным и показать эффективность мероприятия.

Мы работаем для вас и всегда готовы выложиться по максимуму, чтобы мероприятие было успешным во всех смыслах и принесло не только позитивные эмоции, но и стало долгосрочным вложением в Ваш бизнес.

Заказать мероприятие