Площадка для мероприятия | Студия событий Кстати

Площадка для мероприятия

В зависимости от типа площадкой мероприятия может быть ресторан, банкетный зал, театральный или концертный зал, павильон, выставочный зал, конференц-зал отеля, офисные помещения, музей, городская площадь, парк, загородная открытая площадка и даже теплоход или баржа.

Если клиент настаивает на вполне конкретной площадки мероприятия, нужно обязательно проверить ее на соответствие тем факторам, которые вы учитываете при самостоятельно выборе площадки. Если же клиент не указал конкретную площадку, то вам придется ее искать самостоятельно.

Желательно запросить у клиента предпочтения по району расположения, стилю интерьера, кухне, а также узнать количество необходимых посадочных и парковочных мест.

При выборе площадки мероприятия необходимо учитывать следующие критерии

✔ Желаемая локация

✔ Формат и концепция

✔ Вместимость

✔ Стоимость

✔ Возможности кейтеринга

✔ Менеджмент и сервис

Рассмотрим каждый из них подробнее.

Локация площадки мероприятия

Главное преимущество площадки – транспортная или пешая доступность. Чем проще гостям будет до неё добраться и потом из неё уехать, тем лучше. Если мероприятие будет проходить на загородной площадке, учитывайте возможные пробки и возможность трансфера участников. Обратите внимание на район, где находится площадка мероприятия, нет ли там каких-либо негативных факторов. Неприятные запахи, пыль, неэстетичный окружающий вид могут испортить впечатления гостей мероприятия. Также узнайте можно ли там устраивать вечерний фейерверк, и есть ли ограничения по времени на громкую музыку.

Формат и концепция мероприятия и её площадки

Вы сэкономите массу сил, денег, времени и нервов, если выбранная площадка будет изначально сконструирована и оборудована для проведения мероприятий вашего формата, а ее интерьер и атмосфера идеально подходит под вашу концепцию или хотя бы просто удовлетворяют эстетическим потребностям клиента.

Существуют так называемые голые площадка мероприятия, которые рассчитаны на любые форматы и концепции, но это влечет за собой дополнительные расходы на декорирование и оборудование. Также стоит учесть акустические свойства зала, если формат или концепция мероприятия предполагают продолжительную концертную или танцевальную часть.

Вместимость площадки мероприятия

Одним из главных параметров площадки является ее вместимость. Гостям мероприятия должно быть комфортно и просторно и в то же время – не одиноко. В деловых мероприятиях расчёт производится обычно не по площади, а по количеству посадочных мест в зале.

Площадь, необходимая для комфортного размещения гостей, составляет 1-2 кв. метра на человека. Данные цифры получается из расчёта площади, выделяемой на мебель, сцену, танцпол и проходы. Важно знать, что в официальных рекламных источниках указывается максимальная вместимость площадки мероприятия с учетом лишь посадочных мест, а пространство под сцену и танцпол не учитывается. Поэтому если в программе вашего мероприятия планируется шоу-программа с танцами, ищите площадку с заявленной вместимостью минимум в полтора-два раза больше, чем количество участников.

Также важно учитывать план площадки, который может мешать комфортному размещению заданного количества участников мероприятия. Например, наличие колон и неправильная форма стола может нарушить визуальный контакт зрителя как со сценой, так и друг с другом. Эту проблему можно решить с помощью изменения схемы рассадки, но это может значительно снизить вместимость площадки.

Помните, что на конференции вам понадобится место для обеспечения гостей питанием. Идеально это делать в другом помещении, чтобы подготовка буфета не отвлекала гостей от самой конференции. При расчете площади необходимой для проведения деловых мероприятий форма организации питания играет важную роль.

С расчетом площади необходимой для вашего мероприятия вам всегда готовы помочь менеджеры студии событий «КСТАТИ».

Стоимость

Стоимость организации на той или иной площадке мероприятия складывается из самых разных факторов:

— наличие или отсутствие оборудования;

— объем необходимых работ по оформлению;

— форма и поставщик питания;

— стоимость аренды самой площадки и многое другое.

Важно понимать, что сравнение площадок по стоимости аренды без учета всех остальных факторов не дает правильной картины. Например, вы можете выбирать между рестораном, где с вас вообще не берут аренды при условии заказа на 500000 руб., и банкетным залом, аренда которого 150000 руб. При прямом сравнении выгоднее ресторан. Но в стоимость аренды банкетного зала уже входит необходимо вам оборудование, а в ресторане всё это нужно привозить и устанавливать. Кроме того вы можете получить аналогичное питание от кейтеринговой компании за 350000 руб., тогда выходит, что стоимость организации мероприятия на площадке банкетного зала ниже чем в ресторане, несмотря на разницу в стоимости аренды.

Менеджмент и сервис

Даже если вы учли все предыдущие критерии, и все, казалось бы, идеально, все могут испортить плохой менеджмент и сервис. От квалификации менеджера площадки зависит, насколько оперативно и эффективно будет решаться возникающие вопросы, задачи и проблемы. Узнать о качестве менеджмента и сервиса конкретной площадки можно из рекомендаций ваших коллег, отзывов прошлых клиентов. Если это ресторан, можно сходить в него поужинать инкогнито, чтобы оценить уровень сервиса на себе. Пообщайтесь с менеджером заранее, чтобы оцените его профессиональную компетенцию.

Вопросы, которые необходимо задать менеджеру:

  1. Режим работы заведения?
  2. Взимается ли процент за обслуживание?
  3. Какие есть технические и сервисные возможности площадки, и входят ли они стоимость аренды или депозита?
  4. В какие сроки можно осуществить монтаж/демонтаж оборудования без дополнительной оплаты?
  5. Сколько стоит дополнительное время на монтаж/демонтаж?
  6. Есть ли технические ворота для крупного груза?
  7. Если это многофункциональная площадка, то есть ли конференц-пакет, и что в него входит?
  8. Сколько стоят дополнительные услуги?
  9. Есть ли ограничения по громкости звука, спецэффектов, фейерверков пиротехники?
  10. Какие правила въезда и выезда, ввоза и вывоза техники и материалов?
  11. Есть ли на территории площадки поверхности для брендирования?
  12. Можно ли снимать на время мероприятия брендинг-спонсоров или партнеров площадки?
  13. Как осуществляется клининг площадки во время мероприятия?
  14. Если мероприятие проходит в зимнее время года, то как чистятся крыльцо и дорожки?
  15. Какие условия оплаты: 100% предоплата и частичная, за сколько дней до мероприятия?
  16. Если мероприятие отменится, каковы условия возврата средств?

Большая часть этих вопросов о площадке мероприятия и ответов на них должна быть зафиксирована либо в договоре о сотрудничестве, либо в электронной переписке.

Заказать мероприятие